Hakuprosessi verkkoon – Etelä-Suomen lääninhallitus
Täysin uudistettu käsittelyprosessi – myös hakija säästää aikaa ja rahaa
Etelä-Suomen lääninhallitus on siirtänyt tavaraliikenneluvan hakuprosessin verkkoon. Lupa lähetetään edelleen hakijalle perinteiseen tapaan postitse. Sähköisen käsittelyjärjestelmän toimittaa Itella.
"Aiemmin asiakas jätti paperilla tavaraliikennelupahakemuksen liitteineen viranomaisille. Hakemukseen liittyy usein muiden viranomaisten rekisteriotteita, jotka hakijan tulee hankkia etukäteen. Lupakäsittelijä joutuu lisäksi hakemaan tietoja toisilta viranomaisilta. Kaikkeen tähän palaa aikaa ja rahaa", kuvailee nykyistä hakumenettelyä kehittämispäällikkö Mikko Levämäki Etelä-Suomen lääninhallituksesta.
Etelä-Suomen lääninhallituksessa tehtyjen laskelmien mukaan tavaraliikennelupien rekisterikyselyiden automatisoinnilla ja prosessin kattavalla sähköistämisellä on saavutettavissa 320 000 euron kokonaissäästöt vuosittain.
Hakemus sisään milloin ja missä vain
Asiakas voi jättää hakemuksensa internetissä ja samalla tunnistautua sekä allekirjoittaa hakemuksen. Käsittelijä puolestaan saa osan liitteistä automaattisella yhteydellä toisten viranomaisten rekistereihin.
"Hakijan toimittamien liitteiden määrä vähenee keskimäärin viidestä kahteen. Kun osa liitteistä on ollut maksullisia, asiakas säästää riihikuivaa rahaa. Hän voi tehdä hakemuksen missä vain, missä on internet-yhteys ja jättää sen silloin, kun hänelle parhaiten sopii. Niin kuin nykyään hoidamme pankkiasioita."
Sähköisestä käsittelyjärjestelmästä on yhteys valtakunnalliseen liikennelupajärjestelmään, jossa lupapäätös kirjataan ja tulostetaan lupa. Hakija saa luvan entisen tapaan postitse.
"Hyödyt ovat molemminpuolisia", korostaa Levämäki. "Käsittelijän työ muuttuu mielekkäämmäksi, kun hän vapautuu mekaanisista rutiinitoiminnoista ja faksilla tehtävistä kyselyistä. Kaikki tieto on sähköisenä ruudulla ja paperi ei enää liiku. Itse päätöksenteko säilyy käsittelijällä - sitä emme halua tai edes pysty automatisoimaan."
Valmistautumista tulevaisuuteen
Tavaraliikennelupahakemuksen sähköistämisprojekti on osa sisäasianministeriön Julkiset palvelut verkkoon -hanketta, jossa haetaan niin sanottuja monistettavia käytäntöjä pioneerihankkeiden kautta.
"Olemme priimusmoottorina tässä hankkeessa. Sähköinen tavaraliikennelupa otetaan ensimmäisenä käyttöön Etelä-Suomen lääninhallituksen alueella. Muut lääninhallitukset seuraavat perässä omien aikataulujensa mukaisesti", kertoo Levämäki.
Vapautuminen mekaanisten toimenpiteiden käsittelystä tuo merkittäviä säästöjä. On laskettu, että sen jälkeen kun sähköinen järjestelmä on valmis ja käytössä valtakunnan tasolla, syntyy säästöjä neljän henkilötyövuoden verran.
"Luku koskee ainoastaan tavaraliikennelupamenettelyn automatisoimista."
"Eläköityminen asettaa merkittäviä vaatimuksia julkisten palveluiden tehostamiselle ja uudelleen organisoinnille. Vähemmästä on saatava enemmän, sillä jokaisen eläkkeelle lähtijän tilalle ei tulla palkkaamaan uutta työntekijää", jatkaa Levämäki.
Itella toimittaa järjestelmän
"Hakumenettelyn sähköistämisen myötä olemme käyneet läpi koko käsittelyprosessin. Vanhaa prosessia ei voitu sähköistää, vaan jokainen vaihe oli rakennettava uudelleen. Meidän on pitänyt miettiä, mitkä käytännöt sähköistetään ja mitä ei. Oman prosessin muokkaaminen on ollut haasteellista. Johto on sitoutunut hienosti hankkeeseen ja henkilöstö on aktiivisesti mukana", hän jatkaa.
Itella toimittaa sähköisen käsittelyjärjestelmän ja sen hallinnan sekä sähköisen arkistoinnin eli koko käsittelyjärjestelmän hallinta on ulkoistettu ja se toimii Suomi.fi-ympäristössä ja Itellan palvelimilla.
"Laskelmiemme mukaan Itellan ratkaisu on kustannustehokkain vaihtoehto. Yhteistyö on sujunut erittäin hyvin. Aloitimme testit kesällä 2006 ja ensimmäinen vaihe tuli tuotantoon marraskuun alussa 2006", lopettaa Levämäki.
